Warum Projekte zeitlich erfasst werden sollten

Was ist Zeiterfassung und warum ist sie so wichtig?

Mit der Zeiterfassung soll die geleistete Arbeitszeit von Mitarbeitern korrekt dokumentiert werden. Dabei wird typischerweise der Beginn und das Ende des Arbeitstages notiert, einschließlich des Namen bzw. der Personalnummer des Mitarbeiters, um die Arbeitszeit zuordnen zu können. Diese Daten werden für unterschiedliche Zwecke verwendet z.B. für die Gehaltsabrechnung oder die Berechnung von Überstunden. Die korrekte Erfassung hilft somit nicht nur dem Arbeitgeber, sondern auch Arbeitnehmer*innen, um einen Überblick über die geleistete Arbeit zu behalten. So kann die Gehaltsabrechnung kontrolliert werden und nachvollzogen werden, ob die erfassten Arbeitszeiten korrekt abgerechnet oder die Überstunden sauber erfasst wurden.

Was ist der Unterscheid zwischen Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung?

Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung sind zwei grundverschiedene Konzepte im Zeitmanagement. Die Arbeitszeiterfassung befasst sich mit der individuellen Arbeitszeit des Arbeitnehmers. Die Projektzeiterfassung fokussiert sich auf die für spezifische Projektaktivitäten aufgewendete Zeit.

Warum ist die Erfassung auf Projektebene so wichtig?

Im Gegensatz zur reinen Arbeitszeiterfassung ist die Projektzeiterfassung ein Konzept, das eng mit der Verwaltung und dem Controlling von Projekten verbunden ist. Sie befasst sich mit der für ein Projekt bzw. der innerhalb eines Projektes erledigten Tätigkeiten, aufgewendeten Zeit. Diese Zeiterfassung hat einige Vorteile:

• Durch die Zeiterfassung auf Projektebene kann der Fortschritt, die Effizienz und die Rentabilität der Projekte besser nachvollzogen werden. Durch exakt erfasste Projektzeiten können darüber hinaus auch Folgeprojekte besser kalkuliert werden, sodass alle Ressourcen bereits vor Projektstart geplant werden können. So können die personellen Kapazitäten zielgerichteter eingesetzt werden, was die Grundlast der Mitarbeiter optimiert und eine Überlastung vermeidbar macht. Neben der besseren personellen Planung hat die Projektzeiterfassung auch wirtschaftliche Vorteile. Dienstleister und Unternehmen, die auf Honorarbasis arbeiten, können die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden an den Auftraggeber weiterberechnen. Auch Mehraufwände, die innerhalb der Projektdurchführung entstanden sind, können dem Kunden so nachgewiesen und entsprechend in Rechnung gestellt werden.

In einer Studie der London Business School und einem Softwareunternehmen wurde die Zeiterfassung in drei verschiedenen Branchen unter die Lupe genommen (Beratung, Projektmanagement, Rechtsanwälte). Demnach würden 15 % der Beratungsarbeit für Kunden, also die anrechenbaren Stunden, in der Praxis nicht in Rechnung gestellt. Grunde hierfür sind vielfältig: Zum einen ist es auf „schlampige“ Zeiterfassung zurückzuführen. Etwa 62% der Befragten gaben an, dass sie nur 1-2x die Woche bzw. sogar nur 1-2x im Monat ihre Zeit erfassen würden. Dies liegt wohl in der Natur der Sache, dass Zeiterfassung per se keine sonderlich aufregende Arbeit ist und in der Art der Erfassung. Wenig benutzerfreundliche Software wurde hier als Grund angegeben. Als Tätigkeiten, die nicht erfasst werden, wurde unter anderem das Beantworten von Mails genannt. Diese würden häufig nicht aufgezeichnet, da sie so „nebenbei“ erledigt werden. Die nicht korrekt erfassten Stunden können für die Unternehmen mit Verlusten verbunden sein, da diese nicht in Rechnung gestellt werden können.[1] 

Wie kann timelink die Zeiterfassung vereinfachen und finanzielle Vorteile begünstigen?

Wie erwähnt sind es häufig die kleinteiligen Aufgaben, die so nebenbei erledigt werden, die im täglichen Arbeitsalltag nicht erfasst werden und so bares Geld verloren geht. Timelink steht als physischer Reminder auf dem Schreibtisch und wird mittels Tastendrucks bedient. Wird gerade eine Aufgabe ausgeführt und eine E-Mail schlägt im Postfach auf, läuft die Uhr weiter und weiter. Nach dem Abarbeiten der E-Mail kehrst du zur vorherigen Tätigkeit zurück und die für die Bearbeitung der E-Mail aufgewendete Zeit gerät in Vergessenheit. Mit Timelink kannst du deine gerade aktive Aufzeichnung ganz einfach unterbrechen und eine neue Aufgabe starten. Sobald du fertig bist, kannst du mittels Knopfdrucks wieder zu deiner vorherigen Aufgabe zurückkehren und das mittels Knopfdrucks ohne suchen der Software in deinen geöffneten Fenstern oder Tabs. So die Zeiterfassung vielleicht von einem lästigen, aber notwendigen Übel zu einer spaßigen Beschäftigung.

[1]https://www.consultancy.uk/news/3447/15-percent-of-chargeable-consulting-work-is-not-billed-to-clients